L’Assemblea generale ai tempi del Covid-19

BELLINZONA - È in questo periodo dell’anno che le società anonime organizzano di regola le proprie assemblee generali. La tempistica è dettata dall’art. 699 cpv. 2 CO secondo il quale l’assemblea generale ha luogo ogni anno, entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio annuale. L’esercizio dei diritti dei soci si svolge normalmente con la presenza fisica degli azionisti o dei loro rappresentanti.

Ora, come purtroppo sappiamo, l’attuale stato di emergenza ha notevolmente limitato le nostre libertà alle quali siamo abituati. Tra le misure di protezione adottate a livello federale vi è il divieto di tutte le manifestazioni pubbliche o private, comprese le attività associative.

A queste condizioni è ancora possibile tenere come in precedenza un’assemblea generale con la presenza fisica dei soci? La risposta è no, almeno fino al 30 giugno 2020 (non si sa se il termine sarà ulteriormente prorogato). In effetti le assemblee con partecipazione fisica sono considerate eventi ai sensi dell’art. 6 cpv. 1 Ordinanza Covid-19 e di conseguenza vietate.

La medesima Ordinanza federale contiene però una nuova regola che permette lo svolgimento delle assemblee in una forma speciale. L’art. 6b recita che in caso di assemblee di società, l’organizzatore può disporre, a prescindere dal numero previsto di partecipanti e senza osservare il termine di convocazione, che i partecipanti esercitino i loro diritti soltanto per scritto o in forma elettronica, oppure mediante un rappresentante indipendente designato dall’organizzatore. La disposizione deve essere comunicata per scritto o pubblicata in forma elettronica al più tardi quattro giorni prima della manifestazione.

Ma all’assemblea non partecipano solo gli azionisti. Sono presenti anche il Presidente e il segretario, eventualmente un notaio in caso di decisioni particolari, i membri del Consiglio di amministrazione e a volte l’ufficio di revisione. Questi partecipanti possono essere presenti fisicamente o devono essere coinvolti anche loro nella forma sopra indicata? Stando alle direttive federali, questi partecipanti “residui” non costituiscono un’assemblea vera e propria è possono pertanto riunirsi fisicamente. Devono comunque rispettare le regole in materia di igiene e di distanza sociale e il numero di partecipanti deve essere limitato al minimo necessario.

Una situazione particolare è rappresentata dalle società con un’azionista unico. Ora, l’assemblea generale dell’azionista unico non è considerata un evento vietato dall’Ordinanza Covid-19 e può svolgersi pertanto con la sua presenza fisica e quella degli altri partecipanti residui (segretario, notaio, ufficio di revisione).

In tutti i casi, devono sempre essere rispettate le disposizioni federali riguardanti l’igiene e la distanza sociale e se tra i partecipanti vi sono delle persone a rischio è raccomandato far capo a soluzioni che evitano nella misura del possibile la loro presenza, per esempio tramite l’intervento di un rappresentante.

Se malgrado le soluzioni alternative previste dall’Ordinanza Covid-19 l’assemblea non potesse comunque essere organizzata nel rispetto delle regole in vigore, l’amministrazione della società sarà costretta a rinviarla ad una data successiva al termine di sei mesi dalla chiusura dell’esercizio annuale. In simili circostanze, trattandosi di un cosiddetto “termine d’ordine”, l’assemblea così rinviata potrà comunque validamente deliberare.

Questo regime restrittivo resterà in vigore almeno fino al 30 giugno 2020. Al momento non sappiamo ancora se verrà prorogato ulteriormente dal Consiglio federale.

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